El día de hoy fue finalmente anunciada por la Secretaría de Economía, la tan esperada puesta en marcha del EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EMPRESARIAL, como una nueva herramienta que el Gobierno Federal pondrá a disposición de las autoridades y los empresarios Mexicanos, para facilitar la consulta a la información de las sociedades mercantiles por parte de las Autoridades Federales.
Tal y como hoy sucede con otras dependencias que tienen a disposición de los gobernados, un Expediente Único Electrónico, verbigracia, el que desde 2015 está a cargo de CONSAR para los trámites de la cuenta de ahorro para el retiro, la Secretaría de Economía está obligada a implementar este sistema denominado EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EMPRESARIAL, por disposición expresa del artículo 69 C Bis de la Ley Federal del Procedimiento Administrativo.
Conforme a la norma vigente citada, la finalidad del EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EMPRESARIAL es "facilitar las gestiones de los interesados frente a las autoridades y evitar duplicidad de información en trámites" y crear sinergias entre las diversas bases de datos.
Las dependencias Federales y organismos descentralizados que estén vinculados en la realización de procedimientos administrativos relacionados con la apertura y operación de empresas hoy en día están obligados a coordinarse con la Secretaría de Economía, para el cumplimiento de dichos fines.
Desde la reforma del 15 de diciembre del 2011, La Secretaría de Economía tiene la facultad de organizar, unificar e implementar el sistema informático que preverá expedientes electrónicos empresariales., sistema que desafortunadamente no se había puesto en operación hasta hoy.
Los expedientes electrónicos empresariales se compondrán, por lo menos, del conjunto de información y documentos electrónicos generados por la autoridad y por el interesado relativas a éste y que se requieren para la realización de cualquier trámite ante la Administración Pública Federal centralizada y descentralizada.
La información y documentos electrónicos contenidos en el expediente electrónico gozarán, para todos los efectos jurídicos a que haya lugar, de equivalencia funcional en relación con la información y documentación en medios no electrónicos, siempre que la información y los documentos electrónicos originales se encuentren en poder de la Administración Pública Federal o cuando cuenten con la firma digital de las personas facultadas para generarlos o cuando hayan sido verificados por la autoridad requirente.
Recibimos con agrado la noticia de que ya se está implementando esta nueva herramienta cuya consulta será obligatoria para todas las autoridades federales, a efecto de que toda la información relacionada con la Constitución de las Sociedades Mercantiles, sus actas modificatorias y los poderes de sus representantes legales, sean consultables en un único expediente electrónico, que recopile y facilite el acceso a la información de dichas empresas.
De acuerdo a la presentación que realizó la DGNM DIRECCIÓN GENERAL DE NORMATIVIDAD MERCANTIL de la Secretaría de Economía el día de hoy 15 de octubre del 2018, antes de que finalice el mes de Noviembre de este año, estará disponible esta nueva plataforma de electrónica.
El objetivo principal del EXPEDIENTE ELECTRÓNICO EMPRESARIAL será que el evitar que las empresas tengan que presentar la documentación que acredita su legal constitución, poderes y demás actos societarios, ante las Autoridades Federales, cada vez que realizan un trámite administrativo ante dichas autoridades federales, con el consecuente incremento de los costos que implica que en cada ocasión, se tengan que expedir copias certificadas del acta constitutiva y demás documentos.
Esto en nuestra opinión podría resultar interesante en los temas de contratación pública, especialmente en las licitaciones públicas en las que los licitantes tienen la carga de presentar la documentación legal que acredita su legal constitución, en cada una de las licitaciones en que participan, incrementando con ello los costos operativos requeridos para participar en dichas licitaciones.
La DGNM expuso en una presentación digital que se transmitió por intranet a todas las Delegaciones Federales de la Secretaría de Economía en la República, que dicho expediente electrónico en un principio sólo registrará el acta constitutiva, y mas adelante en un segundo momento de desarrollo, se irán incorporando otras actas de asambleas modificatorias que celebren las sociedades.
Para la implementación de este sistema, la Secretaría de Economía ha vinculado diversas plataformas para coordinación de autoridades federales, entre las que figura la interconexión del sistema de firma electrónica del SAT con el portal de denominaciones de las sociedades mercantiles denominado www.tuempresa.gob, Declaranot, el Registro Público del Comercio, el INE, Alta patronal ante el IMSS, Informes al Registro Nacional de Inversiones Extranjeras, etc, con la finalidad de que los fedatarios puedan dar cumplimiento a algunas de las obligaciones que les impone la ley, como el caso del Declaranot, con lo cual se evitará duplicar acciones.
El segundo módulo será el de identidad, con el que los fedatarios públicos Notarios y Corredores Públicos, podrán verificar la autenticidad de la identidad de los socios, mediante la interconexión de este nuevo sistema con el Instituto Nacional Electoral.
El tercer módulo será un "XML" de poderes, con el cual desaparecerá el Registro Único de Personas Acreditadas (RUPA) que hasta hoy es el mecanismo que sirve para acreditar en una sola ocasión y en una base de datos central la personalidad jurídica de los usuarios de trámites y servicios ante todas las dependencias de la Administración Pública Federal.
Como sabemos, hoy por hoy ya no es necesario presentar toda la documentación cada que realicen las empresas un trámite en las dependencias de Gobierno. Entregando una sola vez los documentos correspondientes con un solo número de registro es suficiente para que todos los siguientes trámites en todas las dependencias del Gobierno de la República se tengan por reconocidos.
El expediente será portable, pues a solicitud de los comerciantes, podrá exportarse y compartirse con terceros, no solo con autoridades federales.
Al efecto, las autoridades de los Estados y de los Municipios podrán incorporarse al sistema del Expediente Electrónico Único mediante convenios de colaboración.
Cabe señalar que según expuso la DGNM, este sistema no implicará la certificación de los actos correspondientes, dado que la Secretaría carece de facultades para realizar dichas certificaciones.
A nuestro entender, parece un intento alentador para simplificación administrativa y se ve muy prometedor, esperamos que en la realidad se aterrice correctamente el sistema y no nos resulte tan cuestionable como sucedió con el portal de las Sociedades por Acciones Simplificadas.
Dado que este sistema está diseñado para ser operado por medio de fedatarios públicos, consideramos que es posible prever normativamente la certificación digital de los documentos que se subirán al sistema, lo que podría generar mayor certeza a la propuesta del gobierno federal.
Por otro lado, vemos que la visita obligatoria al expediente electrónico empresarial único, ya esta regulada al día de hoy pues ya se encuentra prevista en el artículo 69 C Bis de la Ley Federal del Procedimiento Administrativo, el cual lamentablemente se ha tardado casi 7 años en entrar en operación.
